□ 李寧一

   行政執法文書是質監部門在行政執法過程中制作并使用的一種制式文書。為了體現執法文書的統一性、嚴肅性、規范性，質檢總局發布了行政執法文書樣本。正確規范地制作執法文書，對于規范執法行為，體現依法行政具有十分重要的意義。而認識并掌握行政執法文書的語言特征，按照文書的語言特點和基本要求制作文書，力求規范使用語言文字，則是確保行政執法文書制作質量，從而確保執法工作準確無誤的重要條件。

    行政執法文書中語言文字的特性主要體現在以下四個方面。

   一是莊重性。莊重性是說語言要嚴肅、慎重、不隨意，做到莊嚴凝重。只有做到莊重性，才能體現執法活動的權威性和嚴肅性，也才能表現出法律的尊嚴和行政機關的威嚴。因此，在執法文書中所使用的詞語，必須使用規范的書面語言，也就是說，執法文書中使用的詞、詞組、句子，必須是符合現代漢語語法規范的，并具有明顯的書面語體色彩，切記不得使用口頭語言。執法文書的語言特點不同于文學作品，它要求語言準確到位，簡潔明白，通俗易懂，莊重得體，以實用為基本出發點。從語法規范的角度看，所使用的詞、句應該具有確切的含義，即一個詞只能表達一概念，一個句子只能表達一個判斷，不能有歧義句，更不應該生造詞。

   二是準確性。準確性是指執法文書的語言要合乎事實，合乎語法，準確到位；記錄要客觀公正，準確無誤。要做到語言準確、文字簡練，避免出現語義不清、模棱兩可、似是而非的詞或句，在對違法事實的表述時不宜出現“或許”“大概”“可能”“差不多”這些含糊的字樣。要做到行政執法文書語言的嚴密準確，就得在語言文字運用方面狠下工夫，遣詞造句要仔細推敲，連標點符號的使用也要斟酌。在執法過程中，由于個別文字使用不當，往往造成對內容產生歧義和誤解，如“中止”和“終止”，“異議”和“疑義”，“訂金”和“定金”。一個錯字別字，一個歧義句都有可能產生嚴重的不良后果。這些都是因為語言文字缺乏確切性而造成的，執法人員在使用文書過程中必須注意這些細節問題。

   三是規范性。執法文書是行政機關代表國家實施行政執法活動而使用的制式文書，具一定的權威性和莊重性，這就決定了執法文書的語言文字必須具有規范性。最基本的要求是使用法言法語，力求規范用語。執法文書語言規范性主要應注意以下幾方面。首先要敘事清楚，言簡意賅；其次，句子結構完整，不得隨意簡省，標點符號也要正確使用；最后，用詞要規范，不能使用方言土語，不能用不規范的簡化字，不能用冷僻詞語，不得隨意造字造詞。執法人員在制作執法文書過程中，還應注意使用穩固而又鮮明的規范用語。比如，在文書中第一人稱用“我”而不用“本人”，第二稱用“你”而不用“對方”，第三人稱用“該”而不用“他”，這些規范用語執法人員應正確掌握并熟練運用。

   四是樸實性。所謂樸實性就是平易純正、樸素質實。行政執法文書的語言應當是樸實無華的，不用華麗的詞藻來形容，不用渲染、夸張等方法來描繪。不需要像文學作品那樣講求生動形象，而是用樸實的語言來記述事實，說明情況和闡明道理。它要求語言表述客觀公正，簡潔明了，不夸大不縮小，不杜撰不虛構，如實反映，質樸無華地把事情或問題說清楚。執法文書中的語言做到平實質樸，使人讀起來感到合情合理，能達到語言表達的最佳效果。

   總之，執法人員必須高度重視語言文字在執法文書中的重要作用，努力提高語言文字水平。語言文字功底如何，從小處說，反映了一個執法人員的基本業務素養和知識水平，往大了講，體現了一個行政執法部門的社會形象。我們可以想象，一份用語規范、措辭準確、語句通順、邏輯嚴謹的執法文書，一定能夠體現執法人員過硬的個人業務素質，同時也彰顯出質監部門的良好形象。

    《中國質量報》