中國質(zhì)量新聞網(wǎng)訊 為提升服務(wù)能效，釋放檔案價值，廣東省特種設(shè)備檢測研究院云浮檢測院創(chuàng)新構(gòu)建了全流程、精細化檔案管理體系，聚焦制度規(guī)范化、管理數(shù)字化、服務(wù)效能化，有效支撐特種設(shè)備安全監(jiān)管，賦能經(jīng)營主體服務(wù)提質(zhì)增效。

標(biāo)準化建設(shè)，筑牢制度根基。廣東省特檢院云浮檢測院將制度標(biāo)準化作為檔案管理的“先手棋”，系統(tǒng)制定涵蓋《綜合檔案管理制度》等4項核心制度，對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全生命周期進行規(guī)范，形成“有章可循、按規(guī)操作”的閉環(huán)管理體系。同時，強化動態(tài)監(jiān)管，建立檔案定期檢查機制，及時發(fā)現(xiàn)并糾正編號錯誤、保管期限更新等問題，確保檔案信息的準確性與管理的規(guī)范性。通過組織學(xué)習(xí)更新的《質(zhì)量相關(guān)檔案資料管理制度》，動態(tài)調(diào)整業(yè)務(wù)檔案的保管年限，實現(xiàn)與省院質(zhì)量體系文件標(biāo)準無縫銜接，為高效利用夯實基礎(chǔ)。

數(shù)字化賦能，構(gòu)建智慧檔案。一是以科技筑牢安全防線，重點打造電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子目錄局域網(wǎng)安全共享與便捷查閱，并實施數(shù)據(jù)每日自動備份，有效規(guī)避誤刪、丟失風(fēng)險。二是開展“雙保險”策略，堅持電子檔案與紙質(zhì)目錄雙軌并行、互為備份的安全管理模式。近年來年均穩(wěn)定歸檔各類檔案約2.3萬件，庫存檔案17.5萬件，為各項工作提供了堅實可靠的數(shù)據(jù)支撐庫。

服務(wù)化轉(zhuǎn)型，釋放檔案價值。廣東省特檢院云浮檢測院著力推動檔案管理從“存管型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變。一是優(yōu)化空間布局，近期集中銷毀到期檔案2萬余件，并對留存檔案進行科學(xué)分類、標(biāo)簽化編排，顯著提升檢索效率。二是聚焦服務(wù)應(yīng)用，年均服務(wù)經(jīng)營主體40余家，提供檔案復(fù)印服務(wù)600余次。三是深化編研利用，圍繞大事記、全宗指南、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等開展深度分析，年均形成檔案利用效果分析報告及特種設(shè)備安全決策參考10余篇，將“沉睡檔案”轉(zhuǎn)化為服務(wù)決策、優(yōu)化服務(wù)的“活資源”。

下一步，廣東省特檢院云浮檢測院將持續(xù)深化檔案管理制度體系建設(shè)，拓展數(shù)字技術(shù)應(yīng)用場景，不斷提升檔案管理規(guī)范化、智能化水平，為保障特種設(shè)備安全、優(yōu)化營商環(huán)境注入更強檔案動能。（林伊敏）